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話不多,但大家都會聽你說

布蘭登覺得身為內向者真的很衰,尤其在他所在的廣告業。如果以人來譬喻,廣告產業應該會是個喜歡抽大麻跑趴的嗨咖辣妹:甚麼都要好玩、極度要求速度、創意、不按牌理出牌。這些對他都不成問題,畢竟已經在業界六年多,早就撐過來了,現在他最感到困擾的是開會。無論是例行性的業務會議或臨時召開的動腦會議,每次開會他總覺得自己被淹沒在其他外向者中。如果是報告自己業務內容,他有自信可以做的很好;但廣告人的會議沒有一次只討論既定議程的,這就是布蘭登的惡夢。在那些沒辦法事先準備的討論裡,他總是一邊傾聽、一邊動腦,想著如何提出自己的想法(還不能聽起來太愚蠢,不然在主管心裡會被扣分),等到構思完整、鼓起勇氣要發言時,發現大家已經進行到下段討論了。

雖然開會應該是上班族最討厭的字之一,Wrike Work Management Survey調查甚至發現24%受訪者認為開會是最阻礙他們工作的事,只有9%覺得他們開完會之後清楚知道要做甚麼(註一),但大家還是常常開會;難怪有本書就直接叫「開會爛透了」(Meetings suck),在亞馬遜上面評價高達4.8顆星。既然這個現象看起來沒有要有改變的趨勢,那麼在會議上如何表現就更顯重要。企業顧問Avi Kaye指出:無論企業大小、開會頻率,會議(尤其是績效評估會議)是晉升的最佳機會。主管藉由會議檢視團隊成員表現、看他們有甚麼可以進步、或是看團隊從錯誤中學習到甚麼 (註二)。若是在會議中表現不佳,可能不僅失去利益、喪失讓老闆看到的機會,大家甚至會覺得你有沒有與會似乎差別不大。

創造有利於自己的情勢

內向者擅長準備,把戰線提前可以創造內向者戰略上的優勢。無論是甚麼會議,一定要先知道主題與議程。如果是例行性會議,可以先把自己要報告的重點準備好,甚至寄給主管與大家,有點像是發出聲明「我為了會議已經做好準備了」、「這些是我的點子,別想在會議中講走」。但是,要分享給誰、做到甚麼程度,也是門藝術,藝人NONO剛出道時就為這點吃過苦頭。對綜藝咖來說,節目效果、尤其臨場效果就是最直接的績效評量標準之一,梗好不好笑、效果好不好,會影響製作單位要不要繼續給他機會。但他剛開始不懂,會把精心準備好的梗在彩排時都排演出來,等到正式開錄,前輩們就搶在他之前把他的梗都用掉了。所以,做多少、怎麼做,那就自己拿捏了。

擬定作戰策略

在走進會議室之前,珍妮芙•凱威勒建議內向者先設定核心戰略:思考「這個會議上,我想要達成的目的是甚麼?」是希望展現我的業績、說服老闆採用我的提案、跟大家一起動腦想出新作法、解決緊急狀況、或只是去充人數讓場面好看?第二階段,想想自己這個會議中的角色,「為什麼人家找我與會?」是要提供相關經驗、代替主管出席(還要看除了傳達功能之外,現場有沒有決定權)、還是只是例行公事?找到自己的戰略與定位之後,再擬定被看到的方法。

有意義地刷存在感,被看見才有機會被重視

最好萬全準備,進入會議室後,就是「被看到」的關鍵(我們必須承認,事前功課做的再好,有些主管還是完全不會看)。珍妮芙•凱威勒認為會議開始五分鐘內要有第一次發言,來確立自己在會議中的地位,這對我來說還是太困難了!如果你跟我一樣,或許可以試試職涯/企業顧問凡•尼爾森(Val Nelson)建議的循序漸進,先求有再求好:先練習有辦法在會議中說出想法,在要求自己言之有物、或積極發言。「不用言之有物嗎!?」如果會這樣問的話,表示你真的是內向者。看看隔壁的外向同事,他發表的論點都是立論清楚、邏輯正確嗎?其實有時候,他們也只是把腦中想的事情說出來而已(邊想邊講是外向者的特徵之一)。相對之下,內向者大多偏向完美主義,要找到對的字、政治正確的表達方法、甚至跟別人的論點要有辦法承先啟後,才願意發言。追求言之有物的代價,通常就是大部分的時候都來不及把這些想法講出來,自然就沒辦法被看到、被聽到。至於要講甚麼,可以學學我們的外向夥伴們;有時候是過去經驗的分享(內向者擅長將現況去過去經連結,此時不用提出新想法,也可以提供其他人好的參考資訊)、有時候只是重複對方的話、或確認自己了解對方的意思…總之,要說話。

另外一個方法,就是利用肢體語言與空間移動。過去在連鎖餐飲界擔任高階主管、現在是企業顧問的芮內•波爾(René Boer)就建議:對方發言時,即使大家都依樣安靜坐在台下,但善用身體語言(身體向前傾、眼神交會、點頭)的人,就會取得上台講者更多注意力。比起擅長一心多用(例如邊開會邊划手機或回電子郵件)的外向者,擅長專注的內向者在這點上面可以好好發揮。企業講師希薇亞•洛肯(Silvia Lohken)另外提醒:開會通常是一群人,但是真正需要說服的高層決策者,通常就是那幾個人(或只有一個人)。在表達意見的過程中時,應該盡量以他/她為注意力重點。此外,可以善用空間或位置上的移動,也可以增加存在感,例如進會議室時往前坐、發言時起立、或主動走到銀幕前方指著自己所說的部份,都會增加內向者被看到的機會。

最後記得,運用內向者優勢,問好問題。芮內•波爾綜合他30多年的實務經驗發現:會議中最受注目的,往往是問最好的問題、而不適說最多話的人。如果可以用精準的問題直搗核心,到最後,每個人都會把注意力放在你身上,「聽聽他要問甚麼」。

為下次會議創造有優勢的戰場

如果你是主管,就會比較有辦法決定會議進行的方式;如果不是主管,那斯達克上市公司webMethods共同創辦人、Pocket Mentor執行長凱倫•梅里克(Caren Merrick)也建議可以提議試試看不同的會議方式(註三),像是:

  • 線上/個別動腦會議:蘇珊•坎恩(Susan Cain)在著作《安靜,就是力量》(Quiet: The Power of Introverts in a World that Can’t Stop Talking)舉出許多研究結果,證明把一群人關在房間裡面腦力激盪,並無法達到產生創意的效果。心理學家認為這種結果可能是因為閒晃心態(讓其他人去想就好)、生產阻力(每次只能容許一個人發言,其他人只能聽)、還有評價恐懼(怕說出來的觀點不被大家認同)。但如果改成線上,或是每個人先單獨發想,把想法整理出來再一起討論,效果就會好很多。比起大堆頭的團體腦力激盪,各自以文字提出想法再一起討論顯然是內向者更擅長,事實證明也更有效率的會議方式。
  • 控制會議人數:亞馬遜執行長貝佐斯(Jeff Bezos)有「兩個披薩」原則-如果兩個披薩不夠所有與會人數吃的話,就表示人太多了(註四)。通常與會人數越多,會議的效率就越低,而這樣的策略,很適合擅長在小團體中聚焦討論的內向者。
  • 要求充分準備:貝佐斯不喜歡一個人在上面講PPT、其他人在下面聽的方式,因為他認為PPT方便呈現結論,但忽略論證所需的詳細資訊。亞馬遜的會議通常希望會議召集人印出六頁以內的企畫書,會議開始後,全場會先一起看企畫書,確保大家都看過了才開始討論。這樣的方式對內向者來說,也是一種可以事先準備與降低焦慮的方式。

如果發揮優勢,內向者也可以在會議中展現力量。美國佛羅里達高階主管學會(Florida Society Association of Executives)總裁兼執行長朱蒂格雷(Judy Grey)說她一生中最受用的話之一,就是某位菁英前輩說過「會議室裡力道最強的,就是那個最安靜的人」。

註一. Wrike Work Management Survey https://cdn.wrike.com/ebook/Wrike-Work-Management-Report-2015.pdf
註二. https://www.business2community.com/strategy/3-tips-for-your-next-evaluation-meeting-0306547
註三. https://www.entrepreneur.com/article/274655
註四. http://www.businessinsider.com/jeff-bezos-two-pizza-rule-for-productive-meetings-2013-10

*文章出處:方舟文化

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